Office Administrator

Onze klant zorgt voor duurzame oplossingen bij de mooiste klanten in de voedingsmiddelen en chemische industrie in Nederland en is leverancier voor technische oplossingen in de procesindustrie; voedingsmiddelen, dranken, chemie en voor andere procesindustrieën.

Ongeveer 18.000 medewerkers in meer dan 50 landen, die werken in onze fabrieken waar de apparatuur bedacht, gebouwd en in de landenorganisatie verkocht en onderhouden worden.

Open en transparante organisatie waarbij er veel vrijheid en groeimogelijkheden geboden wordt aan de medewerkers.

Als Office Administrator ben je samen met je collega's (Service Support Engineers & Product Specialisten) verantwoordelijk voor de Service Support afdeling. Gezamenlijk met je Service collega’s zorg je ervoor, dat de processen binnen de organisatie soepel verlopen. De werkzaamheden van de Office Administrator worden voor het overgrote deel uitgevoerd volgens werkvoorschriften, procedures en richtlijnen en zijn o.a. gericht op de financiën en de planning.
Overige taken en verantwoordelijkheden zijn:
• Verantwoordelijk voor het opstellen van orders, bestellen van volledig gedefinieerde onderdelen, controleren en afhandelen ervan en toezien op de tijdige uitlevering aan de klant, • Invoeren van consistente klantgegevens, verwerking van werkrapporten, -uren,
• Opstellen, controleren en na goedkeuring versturen van een factuur aan de klant,
• Verwerking van alle administratieve processen binnen Service, signaleert en escaleert tijdig afwijkingen in marge, prijzen en budget,
• Administratief verwerken en archiveren van contracten,
• Afstemmen met in- en externe partijen ten aanzien van de te verzenden goederen,
• Ondersteunend aan Service Project Control,
• Verzamelt managementinformatie, stelt rapportages op, conform interne rapportagerichtlijnen en -formats,
• Je bent een ondersteunende schakel in het Service Team,
• Optreden als vervangend planner.

De belangrijkste eigenschap die we zoeken in een Office Administrator is een proactieve houding. We zoeken een aanpakker met een financiële/administratieve achtergrond. Daarnaast zijn de volgende kwalificaties en eigenschappen mooi meegenomen:
▪ Opleiding op minimaal mbo-niveau 4,
▪ Kennis van de Engelse taal (minimaal B1 niveau); De Nederlandse taal (minimaal 3F niveau),
▪ Goede Computervaardigheden in Microsoft en bedrijfsspecifieke systemen,
▪ Zet zich in voor het bereiken en behouden van kwaliteit; stelt hoge eisen aan eigen prestaties en aan die van anderen,
▪ Communicatief vaardig; communiceert op een manier die duidelijk, vloeiend en to the point is, en die bovendien de aandacht vasthoudt,
▪ Kennis en ervaring met betrekking tot veel verschillende onderdelen van de bedrijfsvoering,
▪ Werkt met anderen samen om teamdoelen te bereiken; deelt informatie met anderen; ondersteunt anderen,
▪ Past zich gemakkelijk aan; staat open voor nieuwe ideeën; is in staat en bereid zich aan te passen aan veranderende eisen en omstandigheden.

Je gaat natuurlijk werken met de leukste collega’s. De volgende voorwaarden komen daar nog bij:
▪ De mogelijkheid om jezelf te kunnen zijn en continue te ontwikkelen (mede door onze uitgebreide interne training- en opleidingsmogelijkheden),
▪ Een meer dan marktconform salaris,
▪ Veel flexibiliteit, waaronder de mogelijkheid om twee dagen per week vanuit huis te werken,
▪ En vooral een functie binnen een zeer internationaal georiënteerde, maar ook veeleisende organisatie met diverse carrièremogelijkheden.